Qu’est-ce qu’un LMS ? Définition, Signification

Le but d’un système de gestion de l’apprentissage (en anglais LMS - Learning Management System) est de fournir aux services dédiés à l'apprentissage et au développement (en anglais L&D - Learning & Development) les outils nécessaires pour dispenser des formations et favoriser le développement des apprenants. L’objectif est de les rendre aptes à contribuer activement à la croissance et au succès de l’entreprise, et, à terme, à générer des revenus. Ces objectifs sont essentiels.

Pour rendre cela possible, un système de gestion de l’apprentissage (LMS) doit être une solution intelligente et moderne. En effet, pour qu’une plateforme soit largement adoptée par ses utilisateurs, elle doit être appréciée et facile à utiliser. Les utilisateurs s’approprient plus facilement un LMS qui intègre des solutions modernes, en phase avec leurs habitudes. À l’inverse, les méthodes traditionnelles de formation, comme les tests papier ou les sessions en présentiel, ne répondent plus aux attentes des collaborateurs de nos jours.

Pour comprendre comment un logiciel LMS améliore globalement l’apprentissage en entreprise, commençons par définir ce qu’est un LMS, pourquoi cet outil est indispensable et comment l’utiliser de manière optimale. Le moment est venu d’en apprendre davantage : notre guide complet sur les systèmes de gestion de l’apprentissage est là pour vous accompagner. (Prenez un bloc-notes, vous pourriez vouloir noter quelques idées !)

• Définition de Learning Management System 📝
• Qui a besoin d’un système LMS? 🤔
• Types de LMS ⚙
• Quels sont les avantages d’un LMS? 🤩
• Principales fonctionnalités du LMS 🌟
• Tarification des systèmes d’apprentissage 💵 
• Options de déploiement d’un LMS (implémentation d’un LMS) 🚀
• Le LMS cloud de Docebo 🏆

Définition de Learning Management System 📝

Un système de gestion de l’apprentissage (LMS) est une plateforme logicielle ou une solution SaaS qui simplifie la gestion, la diffusion et l’évaluation des programmes de formation en ligne d’une organisation. En d’autres termes, il s’agit d’un outil qui vous permet de proposer du contenu de formation à divers publics, qu’il s’agisse de cours en ligne, de sessions interactives en temps réel ou de tout autre format adapté à vos besoins. Par ailleurs, la plupart des systèmes modernes sont accessibles directement depuis les smartphones, offrant une grande flexibilité d’utilisation.

Un LMS est une plateforme centrale qui regroupe une solution technologique d’apprentissage complète. Il est d’autant plus performant qu’il est évolutif et flexible, capable de s’adapter aux besoins variés de vos apprenants. En ce sens, il constitue un pilier essentiel d’une stratégie d’apprentissage efficace.

Les systèmes de gestion de l’apprentissage sont utilisés pour déployer une variété de stratégies d’apprentissage sous différents formats, y compris (mais sans s’y limiter) l’apprentissage formel, expérientiel et social. Ils permettent de gérer des fonctions telles que la formation à la conformité, la gestion de la certification et l’activation des ventes.

Dans l’ensemble, l’apprentissage en ligne et les plateformes de formation ont évolué pour devenir des générateurs de revenus à plus grande échelle pour les entreprises, en répondant aux besoins de formation et aux résultats d’apprentissage stratégiquement définis (nous parlons ici des entreprises).

Et ce n’est pas tout.

Les nouvelles avancées dans la technologie de l’apprentissage ont permis de répondre aux besoins de formation en constante évolution, révolutionnant fondamentalement l’espace de l’apprentissage en ligne. Les applications logicielles d’apprentissage les plus avancées offrent désormais des outils de collecte de données améliorés et des fonctionnalités de soutien telles que l’apprentissage mobile et la ludification. Ces innovations favorisent une implication accrue, stimulent la productivité, encouragent l’apprentissage continu et permettent une mise à niveau des compétences.

Les plateformes de formation en ligne, comme Docebo, vont bien au-delà des fonctionnalités LMS classiques grâce à l’intégration de l’apprentissage collaboratif et de l’intelligence artificielle (IA). (Oui, nous sommes et avons toujours été tournés vers l’avenir !) La technologie d’IA sophistiquée est capable d’analyser le comportement de chaque apprenant pour créer des expériences d’apprentissage uniques et personnalisées. En bonus, l’apprentissage social offre la possibilité de consulter des mentors parmi ses pairs, de poser des questions et de collaborer activement.

Selon une étude du Brandon Hall Group, 54 % des organisations ayant investi dans les technologies d’apprentissage ont constaté des gains significatifs en productivité et en engagement. De plus, 91 % de ces organisations ont rapporté un lien renforcé entre l’apprentissage et les performances globales de l’entreprise.

Qui a besoin d’un système LMS ? 🤔

Les plateformes LMS sont utilisées dans le monde entier, dans plusieurs secteurs et pour une grande variété de cas d’usage liés à l’apprentissage en entreprise. L’adoption d’un LMS est en augmentation depuis plusieurs années partout dans le monde. On pourrait même parler de tendance (tadam 🥁). 

Voici deux types principaux d’utilisateurs de LMS :

Administrateurs 👩🏿‍💻:
Ce sont les personnes responsables de la gestion du LMS. Cela implique une combinaison de tâches variées, telles que la supervision des cours, la gestion des contenus (création de formations et de programmes d’apprentissage ou collaboration avec des fournisseurs tiers), l’affectation de groupes spécifiques à des plans d’apprentissage précis, ainsi que le suivi des résultats et des progrès des élèves.

Élèves 🎒:

À l’instar de l’enseignement supérieur ou d’autres institutions éducatives, les clients, partenaires, membres ou employés de votre entreprise sont les principaux bénéficiaires des initiatives d’apprentissage. Cependant, des solutions plus modernes permettent également aux apprenants de devenir contributeurs, comme c’est le cas avec les contenus générés par les utilisateurs sur des plateformes telles que YouTube.

Les apprenants disposant d’un LMS peuvent consulter leur catalogue de cours, suivre les formations qui leur sont assignées, effectuer les évaluations requises et mesurer leurs progrès. Les meilleures solutions LMS offrent des parcours et des flux rationalisés (parce que nous aimons tous que les choses soient intuitives et agréables à utiliser), avec un accès à la demande. Cela permet aux apprenants d’obtenir ce dont ils ont besoin aussi facilement que possible.

Les formations peuvent être assignées individuellement ou en fonction du poste occupé et/ou du rôle de l’apprenant au sein de la structure organisationnelle de l’entreprise.

Types de LMS ⚙

Un LMS (Learning Management System) est une solution essentielle pour les entreprises et organisations souhaitant centraliser, gérer et diffuser leurs programmes de formation. Mais tous les LMS ne se ressemblent pas. Voici un aperçu des principaux types de LMS, avec leurs avantages et inconvénients, pour vous aider à choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

LMS en ligne vs LMS installé localement

La première grande distinction entre les LMS réside dans leur mode de déploiement :

• LMS en ligne (cloud) : Hébergé sur des serveurs distants, ce type de LMS est accessible via Internet. Les fournisseurs se chargent de la maintenance, des mises à jour et de la sécurité, ce qui réduit les frais d’installation et simplifie la gestion.
• LMS installé localement : Ces plateformes nécessitent l’installation du logiciel sur les serveurs internes de l’entreprise. Bien qu’elles offrent un contrôle total sur la personnalisation et les données, elles impliquent des coûts élevés de maintenance et une dépendance au service informatique interne.

Aujourd’hui, les LMS en ligne dominent le marché grâce à leur flexibilité et à leurs coûts moindres.

LMS SaaS (Cloud) vs LMS auto-hébergé

Les LMS en ligne peuvent être classés en deux catégories :

• LMS SaaS : Fonctionnant en mode "Software as a Service", ces plateformes dépendent entièrement du fournisseur. Ce modèle élimine les responsabilités techniques pour l’utilisateur, qui peut se concentrer sur la création de contenu.
• LMS auto-hébergé : Ici, l’entreprise choisit d’héberger le LMS sur ses propres serveurs. Ce modèle offre un contrôle complet, mais nécessite des compétences techniques pour gérer la sécurité, les mises à jour et la disponibilité du service.

LMS gratuit vs LMS payant

Les LMS se déclinent également en solutions gratuites ou payantes :

• LMS gratuit : Idéal pour les organisations avec un budget restreint, ces plateformes (souvent open source) nécessitent une expertise technique pour l’installation, la maintenance et les personnalisations.
• LMS payant : En contrepartie d’un abonnement ou d’une licence, ces solutions offrent un support client, des mises à jour régulières et des fonctionnalités avancées sans nécessiter de connaissances techniques poussées.

Open source vs propriétaire

• LMS open source : Offrent une grande liberté de personnalisation et sont souvent gratuits, mais demandent une gestion proactive et des compétences techniques pour les adapter et les maintenir.
• LMS propriétaire : Fournis par des éditeurs, ces LMS sont clé en main avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi. Ils sont idéaux pour les entreprises souhaitant un produit fonctionnel sans tracas techniques.

LMS avec intégrations vs sans intégrations

Pour une expérience optimale, les LMS peuvent être enrichis d’intégrations tierces (CRM, ERP, outils RH, etc.).

• LMS avec intégrations : Permettent un transfert fluide des données entre différents systèmes, améliorant la gestion et l’analyse des performances.
• LMS sans intégrations : Conviennent aux organisations cherchant une solution autonome, sans interaction avec d’autres outils.

Quels sont les avantages d’un LMS? 🤩

La mise en œuvre d’un LMS présente de nombreux avantages pour les entreprises, leurs partenaires et leurs clients.

Principaux avantages (de la musique pour vos oreilles) :

• Réduction des coûts d’apprentissage et de développement 
• Réduction du temps de formation/d’intégration des employés, des clients et des partenaires
• Utilisation de l’IA pour faire gagner du temps aux administrateurs L&D
• Maintien de la conformité
• Suivi des progrès des élèves
• Mesure de l’impact de l’apprentissage sur la performance organisationnelle

Principaux avantages pour les collaborateurs (de la musique pour leurs oreilles) :

• Augmentation de la rétention des connaissances
• Acquisition des compétences et des connaissances nécessaires à l’avancement de carrière
• Amélioration des performances

Les entreprises qui mettent les données au cœur de leurs décisions savent qu’un des principaux atouts de tout logiciel réside dans les indicateurs qu’il fournit. Ces données permettent de mesurer la productivité, d’évaluer les progrès, d’obtenir des insights sur les performances et, en fin de compte, d’ajuster vos stratégies et objectifs. Les logiciels d’apprentissage en ligne n’échappent pas à cette règle.

Un LMS offre la possibilité de suivre de nombreuses activités des apprenants. Voici 10 façons de calculer le retour sur investissement de votre LMS.

Principales fonctionnalités du LMS 🌟

Voici quelques-unes des fonctionnalités clés qu’un LMS devrait inclure :

Intelligence artificielle (IA) : un moteur d’IA intégré dans un LMS permet de personnaliser l’expérience d’apprentissage de chaque élève en proposant les formats de cours qui lui conviennent le mieux, et en suggérant des cours avec des sujets pertinents par rapport à ceux déjà étudiés. (Nous connaissons la meilleure entreprise dans ce domaine, contactez-nous pour en savoir plus).

Automatisation des tâches administratives : Les fonctionnalités d’automatisation permettent aux administrateurs de se débarrasser des tâches récurrentes et fastidieuses, comme le regroupement d’utilisateurs, l’inscription en masse, la désactivation, ou encore l’ajout de nouveaux utilisateurs. Sérieusement, pourquoi s’en passer ?

Consolidation de la plateforme : Shampooing et après-shampooing tout-en-un ? Pas toujours une réussite. Une plateforme LMS tout-en-un ? Absolument génial ! Il n’y a rien de plus frustrant que de payer pour plusieurs plateformes LMS et de jongler avec différents systèmes pour divers cas d’utilisation (internes, externes, etc.). La consolidation de la plateforme vous permet de centraliser tous vos besoins dans un seul LMS, économisant ainsi du temps, de l’argent et une bonne dose de stress.

Parcours d’apprentissage personnalisés : Gérer de nombreux apprenants et cours en ligne dans un LMS peut sembler une tâche complexe, surtout si vous voulez offrir une expérience véritablement personnalisée (croyez-nous, c’est ce que vous souhaitez). Les rôles professionnels ayant souvent des compétences qui se chevauchent, certains cours obligatoires pour tous les employés et d’autres spécifiques à des fonctions, les parcours d’apprentissage séquencés simplifient le processus. Ils vous permettent de cibler les bonnes personnes, sans complication.

De plus, certaines offres incluant l’IA comme fonctionnalité du LMS rendent l’apprentissage plus facile et plus personnalisé, en suivant le même schéma que celui appliqué par Netflix et Spotify. Le LMS commence à comprendre les préférences de votre élève et l’oriente sur la bonne voie. Les parcours d’apprentissage personnalisés facilitent le travail des administrateurs et des élèves car ils regroupent une collection de cours au sein même du LMS afin que les élèves puissent maîtriser un sujet ou un programme particulier.

Interface utilisateur intuitive : en termes simples, si l’apprentissage en ligne n’est pas facile à utiliser, vos employés ne l’utiliseront pas - à quand remonte la dernière fois que vous avez volontairement décidé de remplir votre déclaration d’impôts sur un formulaire en papier au lieu d’utiliser impots.gouv ? Probablement jamais.

Un parcours d’apprentissage facile à comprendre est agréable pour les yeux et facilite un flux cohérent entre les tableaux de bord et les présentations de cours. Des interfaces utilisateur intuitives signifient qu’elles sont faciles à utiliser par les administrateurs et les élèves. Cela signifie que vous passez moins de temps à apprendre à utiliser le LMS et plus de temps à apprendre pour obtenir une future promotion.

Gestion des cours : Vous devez être en mesure de diriger et de gérer la création des cours, de les catégoriser, d’inscrire des utilisateurs et de générer des rapports rapidement et facilement afin que vos administrateurs ne passent pas de temps inutile sur des tâches qui pourraient être plus automatisées. Un LMS automatisé permettra la gestion de cours déjà installés dans un emplacement central (également connu sous le nom de référentiel central) où ils pourront créer des cours, les attribuer, envoyer des notifications, modifier les mises en page, télécharger et gérer le matériel didactique, inscrire les utilisateurs en masse, configurer les paramètres de cours avancés et filtrer les cours, les canaux et les plans d’apprentissage (le tout sans y passer toute la journée).

Certifications et recyclage : Le LMS devrait permettre le suivi et la gestion de toutes les activités de certification et de recyclage (par exemple, en gérant des programmes de formation/formation continue/conformité récurrents). 

Gestion des cours et des catalogues : soit le cœur battant de vos programmes d’apprentissage, un système de gestion de l’apprentissage est le système central qui contient tous les cours d’apprentissage en ligne et le contenu des cours. Ici, les administrateurs peuvent facilement créer et gérer des cours et des catalogues de cours pour offrir un apprentissage plus ciblé.

Intégration et interopérabilité des contenus : les systèmes de gestion de l’apprentissage doivent prendre en charge les contenus d’apprentissage conditionnés selon des normes d’interopérabilité telles que SCORM, AICC et xAPI (anciennement Tin Can). 

Marketplace de contenus : permet aux administrateurs L&D et à leurs élèves d’accéder, de parcourir et d’acheter des cours auprès de fournisseurs de contenus au sein de leur plateforme d’apprentissage. 

Ludification : améliorer l’implication de vos élèves en leur permettant d’obtenir des points, des badges, des récompenses, etc. pour toutes les activités d’apprentissage. 

Intégrations : synchronisez les données de votre organisation avec un LMS permettant des intégrations et l’insertion de plugins tiers avec d’autres plateformes, telles que votre CRM Salesforce, les outils de visioconférence, etc. 

Apprentissage mobile : les systèmes de gestion de l’apprentissage devraient permettre d’accéder au contenu sur dispositifs mobiles afin de faciliter l’apprentissage au moment où il est nécessaire. À ce stade, il s’agit d’une nécessité et il n’existe pas d’autres façons de le faire. Les contenus d’apprentissage doivent être accessibles à tout moment, n’importe où, quel que soit le dispositif. Si ce n’est pas le cas, vos programmes seront simplement moins accessibles sans raison valable.

Domaines multiples : créez différentes plateformes en fonction de votre public (c’est-à-dire pour les clients ou les partenaires dans des scénarios d’entreprise étendus) en attribuant des éléments personnalisés à chaque sous-domaine, y compris une image de marque personnalisée, à partir d’un emplacement central. 

Micro-apprentissage : le micro-apprentissage est la version sushi de l’apprentissage, soit une bouchée, digeste et délicieuse. Fournir des contenus d’apprentissage de petite taille et facilement accessibles, permet de mieux s’adapter aux courtes périodes d’attention des élèves et encourage l’apprentissage au moment où le besoin se fait sentir. Pour les élèves habitués à lancer une simple recherche sur Google pour obtenir des réponses rapides, c’est le sésame!

Rapports : les chiffres ne mentent pas ! L’une des fonctionnalités les plus importantes qu’un LMS devrait inclure est la possibilité de suivre et de mesurer l’impact de vos programmes d’apprentissage sur votre entreprise. Votre LMS doit vous permettre de tirer des informations d’apprentissage par le biais de rapports et des tableaux de bord personnalisables fournissant des mesures sur l’activité des élèves.

Apprentissage collaboratif : si votre entreprise ressemble à Docebo, vos employés adorent travailler ensemble ! Il est essentiel que votre LMS prenne en charge les activités de formation informelles pour encourager le partage d’idées et reproduire le succès d’autrui. Votre LMS doit inclure des fonctionnalités qui encouragent la collaboration, les forums de discussion, le mentorat par les pairs et la conservation des connaissances.

Produit en marque blanche et personnalisation de la marque : immergez vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients dans une plateforme d’apprentissage en ligne absolument unique et maintenez la cohérence de la marque dans votre expérience d’apprentissage en ligne. 

Mondialisation : les affaires ne s’arrêtent pas lorsque vous quittez votre pays d’origine. L’apprentissage doit avoir lieu et être accessible partout, à tous les apprenants. C’est pourquoi il est très important de disposer d’un LMS équipé de vastes localisations linguistiques, d’une gestion de domaine et de passerelles de paiement mondiales pour le commerce électronique.

Tarification des systèmes d’apprentissage 💵 

Voici une comparaison des modèles de tarification des systèmes d’apprentissage :

Options de déploiement d’un LMS (implémentation d’un LMS) 🚀

Les plateformes LMS sont largement adoptées dans de nombreux secteurs pour répondre à divers besoins d’apprentissage en entreprise. Elles s’adressent principalement à deux types d’utilisateurs :

1. Administrateurs
   • Gèrent le LMS en supervisant les cours, en créant et en organisant les contenus, en assignant des plans d’apprentissage et en suivant les progrès des apprenants.
2. Apprenants
   • Les employés, clients ou partenaires bénéficient des formations assignées, consultent leur catalogue de cours, réalisent des évaluations et suivent leurs progrès.
   • Les LMS modernes favorisent une expérience utilisateur intuitive avec un accès à la demande, et permettent même aux apprenants de contribuer grâce à des contenus générés par les utilisateurs.

Les formations peuvent être adaptées individuellement ou selon le rôle des apprenants dans l’organisation. Les LMS offrent ainsi des solutions flexibles pour optimiser les initiatives d’apprentissage.
Mais voyons quelles sont les principales options de déploiement : 

Open source : en général, les systèmes de gestion de l’apprentissage open source sont gratuits et en ligne. Les utilisateurs peuvent modifier le code source en fonction de leurs besoins et établir une présentation cohérente de leur plateforme d’apprentissage, ainsi que de son contenu.

Toutefois, l’un des inconvénients majeurs d’un LMS open source est que l’utilisateur devra généralement disposer d’une certaine expérience de programmation pour utiliser le système de manière efficace et efficiente. De nombreuses personnalisations sont généralement nécessaires, et ceci peut être coûteux.

LMS d’entreprise : également connus sous le nom de systèmes commerciaux de gestion de l’apprentissage, ils sont généralement plus faciles à utiliser et offrent à l’utilisateur une variété de services et de fonctionnalités d’assistance. Un LMS d’entreprise dispose d’interfaces utilisateur intuitives et, dans certains cas, de bibliothèques d’actifs qui aident l’administrateur de la formation à développer et à déployer rapidement des supports de formation.

Ce type de système de gestion de l’apprentissage est divisé en deux catégories :

• SaaS (Software as a Service) : plateformes internet généralement plus modernes, comme Docebo, qui fournissent à la plateforme principale achetée des mises à niveau gratuites et la possibilité de faire évoluer complètement le système pour refléter les besoins de l’organisation aujourd’hui et dans le futur. Le fournisseur fournit des services de support et stocke toutes les données dans le cloud.
• LMS installé : ces systèmes de gestion de l’apprentissage sont hébergés localement sur les serveurs de l’organisation d’achat, ce qui facilite la personnalisation de tous les aspects du LMS. Par rapport à un LMS SaaS, dans lequel le fournisseur est responsable du service et du support, il appartient au service informatique interne de l’organisation de maintenir la plateforme d’apprentissage en ligne et d’effectuer les mises à niveau nécessaires.

LMS spécifique au secteur : ces LMS sont plus de niche et sont généralement développés pour un secteur spécifique, hébergeant tous les matériels et actifs d’apprentissage dont l’organisation a besoin. Les éléments pourraient inclure des certifications, des jeux en ligne et d’autres activités de formation basées sur des compétences et des tâches spécifiques à l’industrie.

Le LMS cloud de Docebo 🏆

Soyons honnêtes : nous sommes évidemment biaisés, mais le LMS cloud basé sur l’intelligence artificielle de Docebo est, sans surprise, notre préféré absolu.

Pourquoi ? Parce que Docebo redéfinit ce qu’un LMS peut offrir grâce à la puissance de l’intelligence artificielle. Nos clients, partenaires et employés apprécient Docebo pour ses expériences d’apprentissage engageantes et automatisées, rendues possibles par une page d’accueil personnalisable, des fonctionnalités innovantes et une utilisation simple et intuitive.